Projectathon Rijnmondnet: in sneltreinvaart systemen koppelen

“Naast effectief is deze setting ook heel ontspannen”

“Patiënten mogen niet de dupe worden van enorm lange doorlooptijden in het koppelen van ziekenhuissystemen”, stelt Arnout van der Elst, functioneel beheerder bij Erasmus MC. “Daarom hebben we recent voor een koppeling van een nieuwe zorginstellingen aan RijnmondNet een projectathon gehouden. Dan zie je dat er opeens veel mogelijk is in een korte tijd.” Arnout en zijn collega Erik Zwarter, Informatie manager eHealth, Transmurale Zorg & AIDC bij Erasmus MC, evalueren wat goed ging én wat nog beter kan.

De projectathon is een verkorte versie van de IHE connectathon. Rijnmondnet is de eerste die de XDS- verbinding via een projectathon aanpakt. Daarvoor hebben ze twee dagen uitgetrokken. In die twee dagen is gekeken naar zaken als: maken we gebruik van de juiste standaarden en doen we dat op een goede manier? De koppeling zelf was een subonderdeel.

"De energie en vibe
die rondgaat
heb ik als heel positief ervaren.”

Focus op één ding

“Het grote voordeel is dat als je twee dagen fysiek bij elkaar zit meer voor elkaar krijgt dan op afstand”, begint Arnout. “Je zit in dezelfde ruimte en kunt elkaar aankijken en direct reageren. Je hebt allemaal hetzelfde doel en niemand wil dat het mislukt, want dat is zonde van je tijd. Die energie en vibe die rondgaat heb ik als heel positief ervaren.”


Tijdens de projectathon zaten leveranciers, mensen van RijnmondNet, verschillende ziekenhuizen en het InteropLAB van MedicalPHIT bij elkaar in een spreekwoordelijk hutje op de hei. Die andere werkomgeving was volgens Arnout essentieel. “Even weg van je eigenlijke werkplek, waar je altijd verleid wordt tussendoor nog even iets te regelen. We waren zeer gefocust, met een tafeltennistafel, massagestoel en lekker eten als fijne afwisseling. In eerste instantie lijkt het een flinke investering. Maar ga eens na hoeveel tijd je kwijt bent aan losse meetings, skypesessies et cetera. Dan moet iedereen zich iedere keer opnieuw in het onderwerp verdiepen en worden tussendoor heel wat kopjes koffie gedronken. Ongemerkt gaat dan veel meer tijd én geld verloren.”

“In InteropLAB kun je alvast ‘tegen’ een
virtueel ziekenhuis testen."

Monitor aanstellen

Erik is ook enthousiast over de projectathon als werkvorm. Toch deelt hij ook een kritische noot: “Het is effectief, maar de gangbare problemen zijn niet opeens verdwenen. Zo kan het nog steeds voorkomen dat de volgende schakel in het geheel niet aanwezig blijkt te zijn. Ik zou in het vervolg een projectathon bij voorkeur opdelen in twee cycli: eerst leg je een ‘proeve van bekwaamheid’ af via te testomgeving van het InteropLAB. Wordt die gehaald, dan ga je door naar de 2e cyclus: de projectathon.”


Volgens Arnout ontbrak het ook nog aan een stukje structuur. “Een dag heeft zo’n 8 uur: hoe gebruiken we de tijd? Welke mensen hebben we aan tafel en als we een bevinding doen: hoe urgent is het dat we het direct oplossen? Feit blijft dat een engineer maar een enkel probleem tegelijk kan oplossen. Dat is voor de volgende keer een wijze les. Ik weet dat er bij een connectathon een monitor aangesteld wordt. Daar zouden we in de projectathon ook iemand voor moeten benoemen. Iemand die erbovenop zit qua planning en prioritering.”

Onafhankelijke scheidsrechter

MedicalPHIT faciliteerde de projectathon met het InteropLAB. Uit de evaluatie blijkt dat de doorlooptijd van 3 jaar naar 3 maanden is gegaan. Van dit open platform heeft de groep in de pre-projectathonfase dankbaar gebruikgemaakt, vertellen Erik en Arnout. “In InteropLAB kun je alvast ‘tegen’ een virtueel ziekenhuis testen. In de pretest kom je hobbels tegen, die je oplost voordat je met elkaar in een projectathon afspreekt. Voorheen werd er namelijk vaak naar elkaar gewezen: het ligt tenslotte altijd aan de ander. Nu behaal je eerste de benodigde kwalificaties en voldoe je aan de juiste voorwaarden. Daarna maak je pas een afspraak voor de daadwerkelijke koppeling. Het is een soort onafhankelijke scheidsrechter, waar we zeker meer mee gaan doen.”

“Het is reuze effectief
en ook gewoon erg leuk
om een paar dagen zo gefocust
met iets bezig te zijn.”

Over de muur kijken

“Digitaal uitwisselen staat nog in de kinderschoenen”, benadrukt Erik. “Het zijn weerbarstige trajecten en die proberen we nu anders aan te pakken. Daarvoor hoeven we niet altijd het wiel opnieuw uit te vinden. Als we willen doorgroeien naar een basaal systeem voor uitwisseling, naar een ander volwassenheidsniveau, dan moeten we wellicht ook meer over de muren van de zorgsector kijken. Ik vind het moeilijk om te zeggen of dat al voldoende gebeurt. Ik probeer bijvoorbeeld mijn kennis van de retail mee te nemen. Daar is het al 20 jaar gangbaar om de juiste kwalificaties te hebben als voorwaarde om zaken te doen. Met de projectathon en het voortraject hebben we een goede stap gemaakt.”


Arnout kijkt tevreden terug op de eerste projectathon. “Op RijnmondNet is nu ook het Van Weel-Bethesda Ziekenhuis aangesloten, wat het totaal op 5 zet. Ik hoop dat dat er meer worden, want dat levert alleen maar winnaars op. Naast nieuwe verbindingen, hoop ik dat we in de toekomst ook bestaande verbindingen via een projectathon kunnen evalueren. Het is reuze effectief en ook gewoon erg leuk om een paar dagen zo gefocust met iets bezig te zijn.”